Hoe open je een bankrekening op naam van een vereniging?

Waarom is het belangrijk om een bankrekening te openen voor een vereniging?

Er zijn veel verschillende soorten verenigingen in België, waaronder vzw's en verenigingen van mede-eigenaars. Zij hebben een bankrekening nodig om hun financiën te beheren en hun activiteiten uit te voeren.

Beheer van de financiële stromen van verenigingen zonder winstoogmerk en mede-eigendommen

"Het Wetboek van Economisch Recht behandelt kleine vzw's en mede-eigendommen als bedrijven," legt onze expert Neigema Louas uit. "Als dusdanig hebben ze hun eigen rechtspersoonlijkheid en een ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)."

Om hun financiële stromen te beheren, hebben ze een bankrekening nodig:

• In het geval van kleine vzw's: om de dagelijkse uitgaven te beheren (bv. organisatie van evenementen of sportwedstrijden) en de cashflow die door hun activiteit wordt gegenereerd (lidgeld, betaling van de huur van lokalen enz.)
• In het geval van verenigingen van mede-eigenaars: om een provisie op te bouwen voor het beheer van gemeenschappelijke uitgaven en lasten (kleine werken, elektriciteitsrekeningen voor gemeenschappelijke ruimten, schoonmaakkosten van trappenhuizen enz.) en een reservefonds dat kan worden aangesproken in geval van nood of uitzonderlijke uitgaven.

Voldoen aan de wettelijke vereisten voor vzw's en appartementsgebouwen

Naast de puur praktische aspecten van het beheer van de financiën van hun structuur, moeten vzw's en mede-eigenaarsverenigingen een zichtrekening hebben omdat bepaalde boekhoudkundige handelingen wettelijk verplicht zijn:

• Kleine vzw's moeten hun boekhouding op een strikte manier bijhouden: ze moeten elk jaar hun rekeningen neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Als dat 3 opeenvolgende jaren niet gebeurt, kan de vzw worden ontbonden.
• Verenigingen van mede-eigenaars zijn in principe ook verplicht om een reservefonds op te richten. Dat moet volstaan om uitzonderlijke uitgaven te dekken (vervanging van de voordeur, aanpassing van de lift, werken aan de gemeenschappelijke ruimten enz.)

"Omdat deze maatregelen in de wet zijn vastgelegd, is het heel moeilijk om ze niet na te leven," waarschuwt onze experte. "Dus zelfs als je een particulier bent die niet vertrouwd is met financiële procedures, moet je beginnen met het openen van een rekening op naam van de vereniging."

Hoe te werk gaan om een rekening te openen op naam van een vereniging?

Wat is de procedure om een bankrekening te openen voor een vereniging? In werkelijkheid lijkt de procedure sterk op die voor het openen van een zichtrekening voor een "gewone" particulier.

Wie moet een aanvraag indienen om een rekening te openen?

Een vertegenwoordiger van de organisatie moet gewoon een aanvraag indienen bij de bank van zijn keuze, hetzij door een kantoor te bezoeken of door een online aanvraagformulier in te vullen.

Welke informatie moet je de bank bezorgen?

"Het belangrijkste verschil met het openen van een zichtrekening voor particulieren is de informatie die de bank zal vragen om de rekening te openen," legt Neigema Louas uit.

De lijst is niet exhaustief (banken zijn soms creatief als het gaat om het opvragen van documenten), maar a priori moet de volgende informatie worden verstrekt:

• De naam van de organisatie
• De oprichtingsdatum en een kopie van de statuten of basisakte (als de organisatie in oprichting is, kan het nodig zijn om conceptstatuten te verstrekken)
• Het type activiteit dat wordt uitgevoerd
• Het adres en de contactgegevens van de organisatie
• Het nummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen
• Kopieën van de identiteitskaarten van alle bankrekeninghouders
• Een financieel plan met toekomstige in- en uitstroom van kasmiddelen

"Merk op dat de bank over het algemeen ook de toekomstige gevolmachtigden zal vragen om persoonlijk naar het kantoor te komen om de opening van de rekening te valideren," legt onze experte uit.

Hoe kies je een bank voor een vereniging?

Een bank kiezen voor een vzw of vereniging van mede-eigenaars

Niet alle banken bieden deze dienst aan. Bij de banken Aion, Hellobank, Keytrade en Nickel kunnen verenigingen bijvoorbeeld geen rekening openen. Je zult dus elders op de markt moeten zoeken.

Een bankrekening kiezen

"Kijk bij het kiezen van een bankrekening voor je vereniging naar de voordelen die de verschillende pakketten bieden," adviseert Neigema Louas. "Bijvoorbeeld de mogelijkheid om meerdere betaalkaarten te hebben zonder extra te hoeven betalen."

Om de voordelen van de ene of de andere optie te analyseren, moet je rekening houden met de werkelijke behoeften van de vereniging. Bijvoorbeeld:

• Voor mede-eigendommen die beheerd worden door een vrijwillige syndicus is slechts één betaalkaart nodig, omdat hij/zij de enige is die kan optreden als gevolmachtigde en er toegang toe heeft. Accountants zijn niet langer gemachtigd om dat te doen.
• Kleine vzw's daarentegen zijn misschien meer geïnteresseerd in het tarief voor het storten van contant geld aan de balie, of de mogelijkheid om kleine zakjes met munten af te geven (bijvoorbeeld na een inzameling van donaties).

Een basisbankdienst, ook voor verenigingen

De basisbankdienst voor ondernemingen is een nieuwe dienst die onlangs in gebruik is genomen. Hij is bedoeld om ervoor te zorgen dat particulieren die lid zijn van een kleine vzw of vrijwillige beheerders van een vereniging van mede-eigenaars toegang blijven houden tot dagelijkse bankdiensten.

Hoeveel kost het om een zichtrekening te openen voor een vereniging?

"De aangeboden formules zijn heel gevarieerd", zegt onze experte. "En niet alle banken maken een onderscheid tussen rekeningen voor bedrijven en rekeningen voor kleine vzw's en appartementsverenigingen, zodat ze een uitgebreid 'pro'-pakket aanbieden, zoals het geval is bij Beobank en Argenta."

De verschillende soorten bankpakketten voor verenigingen

Sommige banken bieden de keuze tussen een iets goedkoper "basispakket" of een "pluspakket" met meer kosten, maar ook meer opties. "Met het Flex pro-pakket van BNP Paribas Fortis bijvoorbeeld kun je tot twee zichtrekeningen openen en profiteren van verschillende kaarten per rekening; het kost echter 30 euro per maand - en het kan zijn dat je moet bijbetalen."

Voor de rest, als je genoegen neemt met het basispakket, heb je toegang tot een zichtrekening en een bankkaart voor een zeer redelijke prijs - tenminste bij de banken waar dit type aanbod bestaat.

Administratieve en variabele kosten

Je moet je ook bewust zijn van alles wat niet is inbegrepen in je pakket en waarvoor je extra moet betalen. Sommige banken (Belfius in het bijzonder) aarzelen niet om je tot € 250 aan administratiekosten aan te rekenen boven op de prijs van je basispakket. Dat is veel, vooral als de vereniging maar een paar leden telt.

"Het is echter belangrijk om erop te wijzen dat dit de realiteit is van de antiwitwaskosten die banken betalen: we moeten zelfs verwachten dat deze kosten in de toekomst zullen stijgen," waarschuwt Neigema Louas.

Zoals je intussen ongetwijfeld beseft, zijn de administratieve en variabele kosten het moeilijkst te beheersen. Bekijk afhankelijk van het soort organisatie de kosten die elke bank in rekening brengt en maak ruim van tevoren een budget op: het kan een groot verschil maken voor je rekening aan het eind van het jaar!

MEER INFORMATIE OVER KOSTEN VOOR ZICHTREKENINGEN