Een plaatsbeschrijving checklist

Een plaatsbeschrijving is een document dat zowel de verhuurder als de huurder ondertekenen waarin een gedetailleerde beschrijving wordt gemaakt van het pand en de staat waarin het zich bevindt. Dit moet gebeuren op het ogenblik dat de huurder er zijn intrek in neemt of wanneer hij het verlaat.

Het document is uitermate belangrijk. Op die manier kan namelijk worden nagegaan of de huurder zijn plicht is nagekomen om het pand “als een goed huisvader” te bewonen en te onderhouden en dat hij het in een correcte staat verlaat. Dat kan worden vastgesteld door de plaatsbeschrijving die bij de intrek in de huurwoning werd opgemaakt, te vergelijken met de plaatsbeschrijving bij het vertrek. Wanneer de huurder zijn plicht niet terdege is nagekomen, kan de verhuurder onder bepaalde voorwaarden beslissen om een deel van de huurwaarborg in te houden, of desnoods zelfs het volledige bedrag.  

Is een plaatsbeschrijving verplicht?

Een plaatsbeschrijving bij het begin van de huur is verplicht bij de verhuring van een woning. Lees meer over de regels rondom een plaatsbeschrijving. 

Wie stelt de plaatsbeschrijving op ?

Meestal stellen verhuurder en huurder de plaatsbeschrijving samen op. Het voordeel daarvan is dat er geen kosten zijn. Hulp nodig? Als lid van Test Aankoop kun je onze gratis voorbeeldbrief van een plaatsbeschrijving downloaden.

Sommige mensen schakelen echter liever een deskundige in. Die kan dan in absolute neutraliteit vaststellingen doen, wat discussie kan voorkomen.

Plaatsbeschrijving registreren

Het is verplicht om de plaatsbeschrijving die bij het begin van de huur wordt opgesteld te laten registreren. Precies zoals dat moet met de huurovereenkomst. Het is aan de verhuurder om dat te doen. Die heeft daar twee maanden de tijd voor nadat de huurovereenkomst werd getekend.

De verhuurder kan de ondertekende documenten samen met een standaardformulier (te verkrijgen via 02 572 57 57) opsturen naar de FOD Financiën. Of de plaatsbeschrijving online registreren.

Een plaatsbeschrijving bij het begin van de huur maakt deel uit van de documenten die verplicht zijn bij de verhuring van een woning. Ongeacht of het gaat om een huis, appartement, kot, gemeubelde verhuring. Dat geldt in heel België. In Vlaanderen geldt de verplichting wel alleen voor huurwoningen die als hoofdverblijfplaats dienen voor de huurder (dus niet voor een tweede verblijf). In Brussel en Wallonië is de verplichting anders geformuleerd: voor alle woningen die worden verhuurd, behalve bij een vakantieverhuring. Daardoor vallen vakantiehuizen in heel België hierbuiten.

Buiten het feit dat het een verplichting is, is het ook een heel nuttig voor de verhuurder. De huurder kan er zonder plaatsbeschrijving namelijk van uitgaan dat hij het pand in dezelfde staat heeft ontvangen als wanneer hij het verlaat. Daardoor zal de verhuurder de huurder niet aansprakelijk kunnen stellen voor eventuele schade aan de huurwoning. Tenzij hij kan bewijzen dat de schade wel degelijk door de huurder werd aangebracht, iets wat meestal helemaal niet makkelijk te bewijzen valt.

De wetgeving

Een plaatsbeschrijving heeft alleen juridische waarde als deze wettelijke regels werden nageleefd:

• Het document is “op tegenspraak” opgesteld, d.w.z. dat zowel de huurder als de verhuurder aanwezig waren (of hun vertegenwoordiger, bv. een vastgoedmakelaar of een schatter-expert).
• Het is opgemaakt toen het pand leeg stond of tijdens de eerste maand van bewoning.
• Het werd door beide partijen gedateerd en ondertekend.
• Het is gedetailleerd.

Een plaatsbeschrijving is gratis wanneer de verhuurder en huurder deze samen bij het begin van de huur opstellen. Dat kan meespelen als criterium voor (ver)huurders die de kosten n.a.v. de verhuring willen beperken. Maar de medaille heeft een keerzijde. Het nadeel voor de huurder is dat de verhuurder het pand beter kent dan hij, die in het document bijvoorbeeld bepaalde schade niet vermeldt. Maar ook de verhuurder kan er nadeel van ondervinden wanneer de plaatsbeschrijving niet gedetailleerd genoeg is gemaakt. Op die manier zal hij de huurder later misschien niet aansprakelijk kunnen stellen voor schade. Beiden hebben er dus belang bij om aandachtig te zijn. Hulp nodig? Bekijk onze gratis voorbeeldbrief van een plaatsbeschrijving.

Als je achteraf discussie wilt voorkomen, kun je ook een deskundige inschakelen om de plaatsbeschrijving op te stellen. De prijs hiervan hangt af van de grootte van het pand, maar het gaat al snel om een paar honderden euro’s. 

Het is aan de verhuurder en de huurder om te bepalen welke formule ze verkiezen.

Wie betaalt de plaatsbeschrijving?

Wanneer de plaatsbeschrijving door een deskundige wordt opgesteld, zijn de kosten fiftyfifty voor de verhuurder en de huurder.

Wanneer de verhuurder en de huurder het niet eens zijn over de keuze van de deskundige, kunnen ze er elk één aanstellen en dan betaalt ieder zijn eigen vakman.

• Ga systematisch te werk. Start bijvoorbeeld op zolder of de bovenste verdieping en eindig beneden. Begin in elke kamer op dezelfde plaats, zodat je niets overslaat. Beschrijf de kamer door bijvoorbeeld te beginnen bij het plafond, dan de muren, deuren en vensters en eindig met de vloerbekleding.
• Geef een beschrijving van de staat waarin de kamer zich bevindt.
• Vermeld al wat gebrekkig, beschadigd, slecht onderhouden, defect, versleten of vuil is.
• Maak ook voor alle gemeubileerde vertrekken zoals keuken en badkamer een inventaris op van al wat aanwezig is.
• Maak eventueel een schets, zeker voor een grotere woning. Nummer in die schets elke kamer en verwijs dan verder in de plaatsbeschrijving naar die nummers.
• Denk aan de algemene installaties: verwarming, elektriciteit, water en gas. Vermeld het zeker in de plaatsbeschrijving indien daar een probleem mee is. Als gas, elektriciteit en/of water waren afgesloten op het ogenblik van de plaatsbeschrijving, vermeld dan uitdrukkelijk dat daardoor de werking van bepaalde toestellen en kranen onmogelijk kon worden gecontroleerd.
• Teken nooit als je niet helemaal akkoord gaat met wat wordt beschreven! Of je nu huurder of verhuurder bent.
• De huurder heeft er belang bij dat alle bestaande schade wordt vermeld in het document.   

Gratis voorbeeldbrief

Het is niet eenvoudig om zelf een plaatsbeschrijving op te maken. Het komt eropaan om volledig te zijn en dus geen belangrijke punten te vergeten.

Gelukkig kun je online templates voor een plaatsbeschrijving vinden. Soms moet je daarvoor betalen, maar er zijn ook gratis exemplaren te vinden in Word- of pdf-formaat. Wij bieden onze leden voorbeelden aan voor de plaatsbeschrijving die kunt gebruiken bij de aanvang of op het einde van de huur.

Je kunt onze voorbeeldbrieven hier gratis downloaden:

• Plaatsbeschrijving bij de aanvang van de huur
• Plaatsbeschrijving op het einde van de huur