Beste, Er ontbreken ons tal van belangrijke documenten i.v.m. jullie opdracht die wij nog steeds niet van de syndicus ontvingen, ook niet na herhaalde vraag. Zonder deze documenten kunnen wij niet op geïnformeerde wijze een stem uitbrengen voor de twee aannemers die uiteindelijk werden weerhouden voor stemming door de algemene vergadering. Wij herinneren er u aan dat u een contract sloot met de VME, d.i. met de mede-eigenaars, en dat het ook zij zijn die uw honorarium betalen. Intussen werd uw factuur voor de lopende aanbestedingsprocedure reeds betaald. Wij herinneren er u aan dat u zelf groot belang hecht aan transparantie en inspraak van de mede-eigenaars (cf. uw website), wat ook logisch is want u werkt voor hen en wordt door hen betaald. Ook de bewaking van uw reputatie als technisch expert is belangrijk, natuurlijk. Het is voor ons vooral van het grootste belang van u alle informatie te verkrijgen waaruit blijkt welke uw evaluatie, als gespecialiseerd studiebureau, is, op basis van de 6 gunningscriteria van het lastenboek, van de ingediende offertes en hoe u deze offertes hebt gerangschikt op basis van deze criteria. Gelieve ons te sturen: - uw verslag over de offertes na opening op 30/10/2020, met detail van de bijgevoegde documenten in elke offerte en het aantal pagina’s van elk document. In de documenten die ons ter inzage zijn gegeven hebben we geen datering en handtekening van de aanwezige partijen gezien (contract 4.1). Kan u ons aub bevestigen hoeveel pagina’s van deze offertes u digitaal hebt ontvangen voor 30/10/2020. Kan u ons aub informeren of er op 28 december 2020 dossiers van de offertes in uw kantoor aanwezig waren (op papier) en op welke dag deze naar het kantoor van de syndicus zijn gebracht ? - uw evaluatie van de 11 prijsoffertes en verslag over de conformiteit en de technische waarde (contract 4.2) - uw argumenten voor uitsluiting van twee van de 6 aannemers (tabel met 6), in het bijzonder voor de uitsluiting van PRD die de tweede laagste inschrijver was na firma I. - uw “evaluatie van de offertes” en het “plan van aanpak door de vier overgebleven aannemers” op basis waarvan u een vergelijkende overzichtstabel opmaakte die u aan de syndicus overmaakte op 23/12/2020 (cf. laatste alinea van uw “verslag van werkzaamheden”) - uw professioneel oordeel over de beslissing om slechts 2 aannemers aan de algemene vergadering ter stemming voor te leggen, met name B en VH, in het bijzonder de redenen die de uitsluiting kunnen rechtvaardigen van de (veruit) laagst biedende onderneming, d.i. firma I. Ook zouden wij willen weten of u de mening deelt van de raad van de mede-eigendom dat best voor B. gekozen zou worden. Tenslotte zouden wij graag van u vernemen of het document Bijlage 5 - Vergelijking 2 weerhouden aannemers na presentatie.pdf opgemaakt werd door u. Het document geeft immers aan (zie ondertiteling) dat het aan uw bureau moet toegeschreven worden maar dit lijkt twijfelachtig. Wij zien geen enkele reden om te twijfelen aan uw professionaliteit en danken u alvast voor uw openheid en medewerking in het belang van alle mede-eigenaars van Dunepanne die een juiste renovatie aan de juiste prijs verlangen en die ongerust zijn over de manier waarop ons thans gevraagd wordt te stemmen voor 2 aannemers zonder dat wij kunnen achterhalen waarom wij niet mogen stemmen voor de twee veruit laagste inschrijvers. Vriendelijke groeten, L.H.
