Ontdek wat Izimi is: een veilig en onafhankelijk cloudplatform voor het opslaan en delen van belangrijke documenten

Izimi is een buitenbeentje onder de online opslagdiensten. We leggen uit waarom het platform zowel tijdens je leven als na je overlijden zijn nut kan bewijzen.

We kunnen je verder geruststellen dat het platform in het algemeen goed beveiligd is.

Tot slot geven we tips over hoe je het best documenten kunt opslaan in je digitale koffer en hoe je ze desgewenst kunt delen.

Via de button “Mijn akten” kom je terecht in de Notariële Aktenbank NABAN, waar je de lijst vindt van alle akten die je sinds 2015 bij een notaris hebt getekend. Je kunt de akten die je in je digitale kluis wilt opnemen, selecteren en downloaden. Daar zullen automatisch ook alle nieuwe akten worden toegevoegd, zowat twee weken na de ondertekening. Dus bijvoorbeeld wanneer je een woning hebt gekocht of verkocht, wanneer je een hypotheeklening hebt gesloten, wanneer je een schenking voor de notaris hebt gedaan …

Voor de rest is het aan jou om de digitale kluis te vullen en alles op te slaan wat je de moeite waard vindt. Bijvoorbeeld met alle officiële papieren documenten die je nu in een (betalende) safe bij de bank bewaart. Of met documenten die je digitaal hebt ontvangen en die je op je computer hebt opgeslagen, bijvoorbeeld in een mail. Je kunt natuurlijk ook zelfgemaakte documenten opslaan, zoals een Wordbestand met al je inloggegevens, een overzicht van alle bankrekeningen en levensverzekeringen waarover je beschikt, foto's van je kostbare juwelen enz. 

Let wel! Het blijft belangrijk om documenten die als bewijs van een handeling dienen, ook in hun originele staat, dus op papier, te bewaren. Zoals wanneer je een handgift hebt gedaan aan je kinderen en zij er zowel tegen over de fiscus als tegenover andere erfgenamen belang bij kunnen hebben om dat ooit te kunnen aantonen. Maar de kopie in Izimi kan dan wel een hulpmiddel zijn om op het bestaan ervan te wijzen.

Heel interessant is dat je documenten die je in Izimi hebt opgeslagen, met anderen kunt delen. Bijvoorbeeld met je kinderen, zodat zij in één moeite van alle praktische zaken op de hoogte zijn. Of met een specifieke notaris. Want als je via dat platform documenten rechtstreeks met hem deelt, bijvoorbeeld over de bezittingen op jouw naam of de schenkingen die je reeds hebt ontvangen, kan hij je dossier vlot voorbereiden wanneer je gaat (her)trouwen en een huwelijkscontract wilt sluiten of wijzigen, een woning wilt kopen of verkopen, beslist te scheiden, een onderneming opstart … 

Je kiest zelf wat er met de inhoud van Izimi moet gebeuren als jij er niet meer bent. 

Standaard maakt de kluis deel uit van je erfenis. Dat betekent dat je erfgenamen na jouw overlijden aan een notaris van hun keuze kunnen vragen om de inhoud van je kluis naar hen over te dragen (de aangestelde notaris kan daar mogelijk kosten voor aanrekenen). De overdracht moet binnen 24 maanden plaatsvinden, daarna wordt de inhoud vernietigd. Als je wilt dat je erfgenamen de nodige stappen ondernemen, is het dus wel cruciaal dat je hen op de hoogte hebt gebracht van je Izimi-account.

Maar je kunt in Izimi ook een andere voorkeur instellen. 

Zo kun je aangeven dat al je documenten of een deel ervan na je overlijden met een specifiek persoon moeten worden gedeeld. Daar is dan geen tussenkomst van een notaris voor nodig, de betrokkene zal een mailtje krijgen van het Izimiplatform, dat via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid automatisch van je overlijden op de hoogte is. 

Je kunt echter evengoed beslissen dat niemand zaken heeft met wat je in Izimi hebt opgeslagen. Je kiest er in dat geval voor om de inhoud van je digitale kluis na je overlijden meteen te laten vernietigen.

Ongeacht naar welke van de drie mogelijkheden je voorkeur uitgaat, uiteindelijk zal de inhoud worden vernietigd, ofwel reeds na enkele dagen, ofwel na de overdracht aan je erfgenamen of aan de persoon die je zelf hebt aangeduid. 

In het algemeen is het platform goed beveiligd. 

Het gebruik van de elektronische identiteitskaart of de  itsme-app om toegang te krijgen tot het platform garandeert dat de gebruiker uniek is en zich op een veilige manier kan identificeren (met tweestapsverificatie). 

Ook op de gegevensuitwisseling tussen je toestel en het platform valt niets aan te merken: de tests die wij met een onafhankelijke veiligheidsexpert hebben uitgevoerd, bevestigen dat die beveiligd is met een erkend en betrouwbaar beveiligingsprotocol. 

Bovendien reageerde de ingebouwde antivirus tijdens de tests perfect op de bestanden die wij probeerden op te slaan.  

Volgens Fednot worden je gegevens gecodeerd met de meest gebruikte en veiligste standaard van het moment en gedupliceerd over drie verschillende datacentra in België. Dat is goed voor je privacy en voorkomt dat je documenten verloren gaan als een van de centra buiten werking is. 

De mobiele versie van Izimi verzamelt geen persoonsgegevens, en is beschermd tegen zogenaamde man-in-the-middle aanvallen, waarbij een hacker zich tussen jou en de Izimiservers zou wringen om je gegevens te onderscheppen. 

Maar niets is onfeilbaar. Maak daarom hoe dan ook kopieën van de belangrijke documenten die je op Izimi opslaat en bewaar die ook op een ander opslagmedium, zoals een externe harde schijf.

Maak van documenten die je nog niet in digitale vorm bezit, een scan of een digitale foto en die kun je dan uploaden. 

Hoewel Izimi een zestigtal bestandsformaten aanvaardt, scan je de documenten het best naar pdf of jpg. Bestaande digitale documenten, zoals een .docx-bestand, kun je ook naar een ander formaat converteren, en er bijvoorbeeld een pdf van maken. 

Je kunt documenten van maximaal 50 MB opslaan. Maar daarmee heb je genoeg marge: reken op enkele MB voor een pdf vol afbeeldingen en details en ongeveer 5 MB voor een jpg-foto met een resolutie van 16 megapixels.

Een scanner of multifunctionele printer is het handigst om je documenten te scannen. 

Als je niet vertrouwd bent met het meegeleverde scanprogramma, kun je kiezen uit eenvoudige apps, zoals Windows Scanner, dat gratis beschikbaar is in de Microsoft Store. 

Voor een goed bruikbaar en leesbaar document is een pdf met resolutie van minimaal 150 pixels per inch (dpi) aan te raden. Jpg (of jpeg) is eerder aan te bevelen voor grafische bestanden.

Heb je geen scanner? Leg je documenten dan op tafel, open de Izimi-app op je smartphone en met een iPhone kun je de documenten dan onmiddellijk scannen  via de camera van je toestel, bijsnijden en opslaan als pdf. Op een Android-toestel moet je een andere app gebruiken, zoals Adobe Scan.  

Je kunt ook altijd gewoon een foto nemen en opslaan als jpg of pdf, of bepaalde foto’s uit de fotobibliotheek op je smartphone selecteren (en eventueel verzamelen in één pdf). 

Je kunt al je documenten plaatsen binnen een van de categorieën die Izimi heeft aangemaakt. Zo kun je in “Persoonlijke info” bijvoorbeeld je wachtwoorden bewaren, je testament of het testament waarin je als begunstigde staat vermeld, je wilsverklaringen over je levenseinde, je diploma, een kopie van je identiteitskaart, reispas, bloedgroepkaartje … Bij “Familie” kun je onder meer de identiteitskaarten van je kinderen rangschikken, hun diploma’s, je zorgvolmacht, je samenlevingscontract … Izimi voorzag ook “Professioneel leven”, “Vastgoed”, “Bezittingen”, “Mijn woning”, “Gezondheid” en “Financiën”. Een laatste categorie is voor documenten die nergens anders thuishoren. 

Je kunt trefwoorden toevoegen in de parameters om een bepaald document makkelijk terug te vinden.

Je kunt maximaal vijf documenten tegelijk uploaden.

Het is niet omdat Izimi door Fednot werd ontwikkeld dat notarissen automatisch toegang hebben tot je digitale kluis. Alleen jij kunt aan de documenten, tenzij je het anders wilt.

Maar als je effectief documenten wilt delen, kan dat op een beveiligde manier. Je voegt de persoon in kwestie met zijn e-mailadres toe als contact. De betrokkene krijgt dan via een automatisch gegenereerde mail een uitnodiging om deel uit te maken van je contacten en zodra hij ook een Izimi-account heeft aangemaakt, kan het delen beginnen. Dat delen kun je zo beperkt of zo uitgebreid maken als je zelf wilt, jij kiest wat je deelt en met wie. De persoon met wie je iets deelt, kan alleen zien wat je met hem of haar deelt, niets van alle andere inhoud.

In de historiek kun je opvolgen wat er allemaal is gebeurd op het platform: inloggen, uitloggen, uploaden, delen ... 

Als je documenten deelt met een notaris, heb je de mogelijkheid om aan te duiden dat je de documenten alleen vertrouwelijk wenst te delen, zodat alleen de notaris toegang heeft en niet zijn medewerkers.